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¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos del tacógrafo digital?

Según las leyes del tacógrafo, el transportista tiene que guardar la información generada por el tacógrafo. Ya sea en ficheros digitales o en discos, desde Fomento pueden pedirnos esta información para una inspección de transporte. Además, también hay inspecciones a nivel autonómico, los controles rutinarios de carretera…

A continuación explicamos cuánto tiempo hay que guardar los datos del tacógrafo digital, para todos los casos previstos por la normativa.

Guardar los datos del tacógrafo para controles de carretera

En el vehículo deben llevarse los registros del día en curso y de los 28 días anteriores. En caso de que el conductor sólo use tacógrafo digital, esta es una obligación fácil, ya que la tarjeta del conductor tiene memoria suficiente para cubrir este plazo.

Sin embargo, si se ha conducido un vehículo con tacógrafo analógico, o se ha expedido un certificado de actividades en los últimos 28 días, también habrá que llevar estos documentos. Así, habrá que guardar la tarjeta de conductor, los discos diagrama y los certificados de actividades durante 28 días en el vehículo.

Para que sean válidos, los registros no deben estar sucios ni rotos, así que habrá que guardarlos con cuidado. Si no, los agentes podrían rechazarlos aunque el registro fuera correcto. La falta de estos registros en cabina, o tenerlos en mal estado, es una de las sanciones relacionadas con el tacógrafo más habituales.

Reglamento (UE) 2020/1054: Ampliación de registros en cabina
El Reglamento (UE) 2020/1054, que ha entrado en vigor el día 20 de agosto de 2020, flexibiliza los tiempos de conducción y descanso en transportes internacionales. Así, y para asegurar el cumplimiento de los nuevos tiempos, amplía la cantidad de registros que deberán llevarse en la cabina del vehículo, de 28 a 56 días anteriores, más los del día en curso. Este cambio entrará en vigor a partir del 31 de diciembre de 2024. Por tanto, de momento no hay que realizar ningún cambio.

Guardar los datos del tacógrafo para inspecciones de transporte

Cuando pasen 28 días desde la generación de los datos, ya no habrá que llevarlos en el vehículo. En su lugar, pueden guardarse en la oficina.

Así, habrá que almacenar los registros, tanto digitales (ficheros de vehículo y conductor) como en papel (discos diagrama y certificados de actividades) durante un año desde el momento en que se han generado.

Guardar los datos del tacógrafo para inspecciones de trabajo

Además de las inspecciones de transporte, referidas directamente al tacógrafo, una empresa de transporte también puede recibir inspecciones de trabajo y seguridad social. En estas, entre otras cosas, pueden pedir registros de la jornada de los trabajadores, en virtud de los Reales Decretos 1561/1995 y 08/2019.

En el caso de los conductores, la Inspección de Trabajo acepta el tacógrafo como registro de jornada válido. Sin embargo, este tipo de inspecciones pueden referirse a periodos anteriores que las de trasporte.

Así, si se quiere usar el tacógrafo como registro de jornada, habrá que guardar los datos durante 4 años, ya que este es el plazo que tiene la Inspección de Trabajo para solicitarlos.

Casos puntuales: venta de vehículos, abandono de la actividad…

La obligación de guardar los datos del tacógrafo durante los plazos obligatorios no desaparece bajo circunstancias especiales, como por ejemplo al vender el vehículo. Tampoco desaparece cuando el transportista deja la actividad o se jubila, ni cuando el conductor abandona la empresa.

En cualquiera de estos casos puede llegar una notificación de inspección y, como siempre, habrá que enviar los ficheros y la documentación necesaria.

Las ventajas de la custodia de ficheros

Aunque no son plazos complicados de recordar, a lo largo de los hasta 4 años de obligación de guardado pueden ocurrir muchas cosas que pongan en peligro nuestros datos. Desde un virus hasta un ordenador roto, pasando por un robo de datos o un simple error del administrativo de la empresa. Sabiendo que cualquiera de estas cosas pueden ocurrir, con copiar los ficheros a una carpeta en “Mis documentos” no es suficiente.

Por eso es tan importante contratar un servicio de custodia y análisis de ficheros del tacógrafo digital. El uso de servidores cifrados garantizarán que los ficheros estén protegidos, tanto de ataques informáticos como de fallos informáticos. Además, un buen servicio de guarda y custodia siempre respetará los periodos legales del tacógrafo aquí vistos.

Servicios del tacógrafo digital
TADIG ofrece servicios de análisis del tacógrafo digital, además de custodia durante el periodo legal exigible, a empresas y autónomos.

Nuestros servicios incluyen:

  • Lectura automática de ficheros del tacógrafo digital
  • Guarda y custodia de datos del tacógrafo
  • Registro de jornada para chóferes
  • Alerta de faltas cometidas
  • Informes personalizables
  • Renovación de tarjetas
  • Apoyo administrativo

Y además:

  • Localización GPS
  • Gestión de flotas
  • Herramientas de descarga manual y descarga remota, en función de las necesidades del cliente

Póngase en contacto con nosotros para ver una demostración del servicio, o pida un presupuesto ajustado a sus necesidades.

2 comentarios en «¿Cuánto tiempo hay que guardar los datos del tacógrafo digital?»

  1. Buenas tengo una duda … Si ahora alguien se salta el descanso, durante cuánto tiempo queda registrado en la tarjeta … 28?días a partir de los 28 te pueden sancionar?

    1. Hola Nasri,

      Los datos se quedan guardados en la tarjeta hasta que esta se llena y se van borrando los más antiguos. No hay un plazo fijo para que esto ocurra. En caso de control podrán pedirte los datos de los últimos 28 días, más el día en curso. Además, a tu empresa pueden hacerle inspección y pedirle los datos del tacógrafo de hasta un año de antigüedad.

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