La incorporación de un conductor nuevo suele ir a contrarreloj: rutas que cubrir, clientes esperando y un camión listo para salir.
Precisamente por esa prisa se cometen errores básicos con el tacógrafo digital que luego acaban en sanción o, como mínimo, en pérdida de tiempo justificando incidencias.
Con una lista de verificación clara y un poco de organización previa, es posible que ese primer servicio se desarrolle sin sorpresas.
En esta guía encontrarás los pasos esenciales para dar de alta a un conductor y ponerlo en ruta cumpliendo los requisitos del tacógrafo desde el minuto uno.
1) Documentación y requisitos previos
Antes de hablar de rutas y horarios, confirma lo imprescindible:
- Permiso de conducción en vigor y adecuado al vehículo.
- Tarjeta de tacógrafo activa, no basta con “solicitada”; sin tarjeta válida, no hay conducción legal cuando el vehículo exige tacógrafo.
- Reconocimiento médico y cursos requeridos por la empresa o por normativa sectorial (p. ej., CAP cuando aplique).
- Entrega de equipos y EPI. Aunque no afecte al tacógrafo, forma parte de la trazabilidad de la jornada y de la prevención de riesgos.
Consejo práctico: si el conductor procede de otra empresa, solicita copia de la última descarga de tarjeta.
Te ayudará a detectar huecos de actividad o descansos pendientes que puedan impactar en su primera semana contigo.
2) Alta en sistemas y permisos internos
Evita que la operativa dependa de llamadas de última hora:
- Creación del perfil del conductor en tu sistema de gestión.
- Asociación a vehículo o pool de vehículos.
- Asignación de permisos, descarga remota, acceso a informes, app móvil si la usáis.
- Inclusión automática en el ciclo de descargas: tarjeta cada 28 días y unidad de vehículo cada 90.
Con TADIG, este paso se reduce a minutos: das de alta al conductor, lo vinculas a los vehículos y el sistema lo integra de inmediato en alertas y calendarios de descarga.
3) Formación de precisión en tacógrafo: 60 minutos que evitan meses de problemas
No hace falta una jornada entera, pero sí una sesión breve y muy concreta sobre:
- Inserción y extracción de tarjeta; qué revisar en pantalla antes de salir.
- Diferencia entre conducción, otros trabajos, disponibilidad y descanso; cuándo usar cada modo.
- Actividades manuales: cambios de país, justificación de huecos y corrección de pequeñas incidencias.
- Uso responsable del modo OUT, si aplica: en qué casos y cómo documentarlo.
- Qué hacer ante mensajes de error habituales, por ejemplo, tarjeta ilegible, falta de país, etc.
TADIG facilita esta formación con ejemplos reales de tu flota: puedes mostrar registros de buenas prácticas y errores frecuentes para que el conductor vea casos concretos.
4) Planificación de la primera semana: rutas realistas y seguras
La mejor manera de estrenar sin sanciones es no empezar pisando la línea:
- Diseña turnos que respeten descansos diarios con margen; nada de cuadrantes “al minuto”.
- Identifica puntos de pausa seguros en ruta y márgenes por tráfico o carga/descarga.
- Si hay conducción en equipo, repasa la inserción de tarjetas en ranuras 1 y 2 y el uso de disponibilidad para el acompañante.
- Define a quién llamar ante dudas: jefe de tráfico, soporte de tacógrafo y contacto de taller.
El DDS (Sistema de Ayuda a la Toma de Decisiones del Conductor) de TADIG muestra el tiempo de conducción disponible y lanza alertas predictivas.
Así, si el plan se complica, podrás reubicar descansos o ajustar una entrega antes de que se convierta en infracción.
5) Primer día: checklist de arranque
Cinco comprobaciones que evitan la mayoría de incidencias:
- Tarjeta insertada y reconocida; país de inicio registrado.
- Modo de actividad correcto antes de mover el vehículo.
- Documentación del servicio accesible (órdenes, albaranes, instrucciones especiales).
- Verificación visual de la etiqueta/placa de verificación del tacógrafo (fecha vigente).
- Teléfono de soporte y procedimiento ante fallo del dispositivo.
Con TADIG, el gestor puede ver en tiempo real si la tarjeta está registrando actividad y si aparecen alertas anómalas en esa primera ruta.
6) Cierre de jornada y descarga/custodia
El hábito desde el primer día:
- Extraer la tarjeta y verificar en pantalla que queda correctamente cerrada la jornada.
- Registrar manualmente cualquier incidencia (parada extraordinaria, taller, cambio de país fuera de cobertura).
- Subir al sistema justificantes necesarios (por ejemplo, un desacople o una espera excepcional en muelle).
Aunque la descarga de tarjeta sea cada 28 días, con TADIG puedes programar una verificación temprana en la primera semana para comprobar que los ficheros .ddd se registran bien y evitar sobrescrituras por errores de uso.
7) Revisión a las 72 horas: corrige cuanto antes para no arrastrar errores
No esperes al mes:
- Revisa los eventos de esos primeros servicios (faltas leves, huecos, OUT).
- Refuerza la formación con un recordatorio de 10 minutos si detectas patrones.
- Ajusta rutas o tiempos si el cuadrante le “empuja” a rozar límites.
Los informes de TADIG te permiten ver muy rápido si el conductor está usando bien los modos y si hay riesgo de sanción en su segunda semana.
Beneficios de hacerlo así
- Reduces la probabilidad de multas por errores de registro en las primeras jornadas.
- Aumenta la trazabilidad documental; si hay inspección, todo está en orden.
- Disminuye la curva de aprendizaje del conductor y mejora la seguridad operativa.
- Estandarizas un proceso repetible para futuras incorporaciones.
Cómo te ayuda TADIG en este flujo
- Alertas inteligentes: descargas, caducidad de tarjetas, verificaciones y posibles infracciones.
- DDS para planificar turnos con tiempos reales disponibles.
- Descarga remota y custodia en la nube con trazabilidad legal.
- Informes claros para auditoría interna o inspección.
Conclusión
La primera semana de un conductor marca el tono de su relación con tu operativa: si empieza con dudas y parches, las incidencias se multiplican; si empieza con un proceso robusto, todo fluye.
Estandariza estos pasos y apóyate en herramientas que te den visibilidad y alertas antes de que aparezcan las sanciones. Con TADIG, el alta de un conductor nuevo es un proceso ordenado, medible y seguro.