Cuando un camión entra en taller o una ruta crítica no puede pararse, la solución suele ser rápida: vehículo de sustitución o alquiler de corta duración.
Operativamente funciona, pero a nivel de tacógrafo digital abre un frente delicado: ¿quién bloquea la unidad? ¿cómo se descargan los ficheros, dónde se custodian y cómo se cierra el expediente cuando el vehículo vuelve a su titular?
Este artículo explica el flujo recomendado para no perder trazabilidad, cumplir plazos de descarga y evitar sanciones al trabajar con vehículos que no son de tu titularidad o están en tu flota solo unos días.
1) Antes de sacar el vehículo: tres verificaciones clave
- Estado de verificación y precintos
Pide al titular o a la empresa de renting el último certificado de instalación/verificación y comprueba la etiqueta: fecha vigente y datos coherentes con matrícula y bastidor. Si hay dudas, coordina con taller autorizado. - Bloqueo de empresa
Confirma si la unidad del vehículo está bloqueada con la tarjeta de la empresa que lo aporta. En sustituciones muy cortas puede mantenerse ese bloqueo, siempre que acordéis la entrega de ficheros en plazo. Si el contrato prevé lo contrario, deja por escrito quién bloqueará y quién descargará. - Tarjetas y modos
Asegúrate de que los conductores aplican el procedimiento básico: tarjeta insertada, registro de país de inicio/fin, uso correcto de conducción, otros trabajos, disponibilidad y descanso, y entrada manual de fronteras cuando aplique.
2) Durante el servicio: cómo no perder trazabilidad
- Estandariza el canal de datos
Define dónde se depositarán los .ddd de tarjeta y de unidad de vehículo, con sello temporal y nomenclatura consistente (matrícula, conductor, periodo). Evita el correo como repositorio. - Respeta los plazos legales
La tarjeta debe descargarse cada 28 días y la VLU cada 90 días. En alquileres cortos no esperes al límite: solicita descarga al cierre del servicio o prográmala en mitad de servicios largos para no dejar huecos. - Documenta incidencias
Si hay cambios de país sin parada inmediata, pérdidas de señal GNSS o uso puntual del modo OUT en recintos privados, registra un parte con hora aproximada y motivo. Esa narrativa evita dudas en inspección.
3) Al devolver el vehículo: cierre limpio del expediente
- Descarga final y acuse
Solicita o realiza la descarga final de VLU y tarjeta, con recibo o reporte que acredite fecha y hora. Anexa al expediente del servicio. - Revisión de bloqueo
Si por contrato bloqueaste la unidad con tu tarjeta de empresa, libera el bloqueo para no condicionar al siguiente usuario. Si se mantuvo el bloqueo del titular, deja constancia de que la custodia de la VLU continúa en su lado y que tú conservas copia de los periodos operados. - Archivo y trazabilidad
Guarda en un repositorio único: .ddd de tarjeta y VLU, certificados, órdenes de trabajo, parte de incidencias y acta de devolución. Con eso podrás responder a cualquier requerimiento posterior.
4) Errores típicos que acaban en problema
- Confiar en que “el renting descargará” sin un canal acordado ni plazos claros.
- No liberar el bloqueo cuando tu empresa lo activó.
- Olvidar el país de inicio/fin en rotaciones rápidas de conductores o bases.
- Desorden documental: ficheros en correos dispersos o sin metadatos.
5) Cómo lo resuelves con TADIG
- Alertas de plazos: avisos si una tarjeta está a punto de superar los 28 días o una VLU se acerca a los 90.
- Descarga remota y custodia en la nube con trazabilidad legal cuando el equipo lo permite.
- Repositorio unificado: certificados, actas e incidencias quedan en el expediente del servicio.
- Detección de huecos: informes que señalan periodos sin datos o incoherencias tras cambios de vehículo.
- DDS (Sistema de Ayuda a la Toma de Decisiones): tiempo de conducción disponible y planificación de relevos, pausas o fronteras sin forzar límites, también con vehículos temporales.
6) Contratos y anexos que evitan discusiones
Incluye en el contrato de alquiler o sustitución un anexo técnico de datos que detalle: quién bloquea la unidad y en qué condiciones; quién descarga, qué se descarga (tarjeta y VLU), cada cuánto y por qué canal; plazos para la entrega de .ddd al finalizar el servicio; obligación de aportar certificados y evidencias si hay intervención en tacógrafo; y el procedimiento de cierre con descarga final, liberación de bloqueo y acta de devolución.
Conclusión
Un vehículo de sustitución soluciona la ruta, pero puede complicarte el tacógrafo si no cierras bien el circuito de bloqueo, descarga y custodia.
Establece un estándar de intercambio de datos, respeta los plazos legales y documenta cualquier incidencia.
Con TADIG tendrás alertas, descarga remota cuando sea posible y un repositorio con toda la evidencia para que, si llega una inspección, todo encaje a la primera. Solicita una demostración sin compromiso.