En muchas empresas de transporte, la gestión del tacógrafo digital se limita a cumplir con lo básico: descargar los archivos .DDD, almacenarlos por si acaso, y confiar en que todo está en orden. Pero esa visión mínima, aunque sea con buena intención, puede salir muy cara.
Lo que muchos no saben es que, sin un sistema eficaz de análisis y control, se pueden acumular sanciones, ineficiencias y errores que terminan afectando directamente al resultado económico de la empresa.
A continuación, repasamos los errores más frecuentes que hemos visto en el sector y cómo una solución como TADIG puede evitarlos de forma sencilla y eficaz.
1. Descargar sin analizar
Uno de los errores más habituales. Las empresas descargan los datos porque es obligatorio hacerlo cada 28 días (para la tarjeta del conductor) y cada 90 días (para el vehículo). Pero ahí se queda todo.
Según el artículo 24 de la Orden FOM/1190/2005, de 25 de abril, por la que se regula la implantación del tacógrafo digital: «Al menos cada 31 días para garantizar que no hay sobreescritura.» Esto significa que, aunque la normativa europea marca 28 días como referencia, el marco legal español recomienda no superar los 31 días, en ninguna circunstancia, para evitar la pérdida de datos.
¿El problema? Si no se revisan los datos, es fácil que se repitan infracciones sin que nadie lo detecte. Excesos de conducción, descansos mal tomados o incluso manipulaciones del dispositivo pueden pasar desapercibidos hasta que llega una inspección o una multa.
Con TADIG, el análisis de los datos es automático y visual. El sistema no solo registra, sino que detecta y alerta sobre posibles infracciones antes de que sucedan.
2. Guardar los ficheros, pero no saber dónde
Este error es más común de lo que parece: los archivos .DDD se descargan, se guardan en un pendrive o en una carpeta de red… y cuando se necesitan, no aparecen. O están incompletos. O el archivo no se puede abrir.
Tener los datos no es suficiente. Hay que tenerlos bien organizados, protegidos y accesibles. TADIG centraliza todos los archivos del tacógrafo en la nube, con copias de seguridad automáticas y acceso inmediato en caso de inspección.
3. No justificar días sin actividad
Si un conductor no aparece en los registros durante varios días y no hay una justificación válida, la administración puede interpretarlo como una omisión. Esto es motivo frecuente de sanción.
4. Olvidarse de los convenios laborales
Cumplir solo con la normativa de conducción y descanso no es suficiente. Muchas empresas no controlan si también están cumpliendo con los convenios laborales aplicables, lo que puede derivar en reclamaciones o inspecciones laborales.
Si aún no estás aplicando un sistema de control compatible con normativa y convenio, te recomendamos leer este artículo: Cómo controlar la jornada laboral en el transporte y evitar sanciones
Además, si quieres consultar el marco legal europeo que regula los tiempos de conducción y descanso, puedes acceder directamente al Reglamento (CE) nº 561/2006, disponible en el portal oficial de la Unión Europea.
5. Falta de visibilidad en tiempo real
Cuando no sabes cuántas horas le quedan al conductor o si ha descansado lo suficiente, la planificación se convierte en una lotería. Y eso conlleva riesgos: sanciones, estrés operativo y pérdidas económicas.
Con el Sistema de Ayuda a la Toma de Decisiones (DDS) de TADIG, puedes ver en tiempo real la disponibilidad legal de cada conductor. Así, planificas con seguridad y evitas errores innecesarios.
¿Cuál es el coste real de estos errores?
Además de las sanciones, que pueden alcanzar miles de euros, hay que considerar el tiempo perdido, la incertidumbre en caso de inspección y el impacto sobre la operativa diaria.
Muchas empresas que han implantado TADIG han logrado:
- Reducir hasta un 40% las infracciones.
- Ahorrar decenas de horas al mes en tareas administrativas.
- Ganar confianza ante inspecciones y auditorías externas.
Conclusión
Gestionar el tacógrafo digital no debería ser una carga, sino una oportunidad. TADIG permite convertir los datos del tacógrafo en decisiones inteligentes, anticiparse a los errores y proteger la rentabilidad de tu flota.
¿Estás seguro de que no estás perdiendo dinero por una gestión ineficiente? Tal vez sea el momento de revisar cómo estás utilizando la información que ya tienes.