Hacer una auditoría interna del tacógrafo no debería ser un “proyecto eterno” ni una respuesta a una sanción.
Con un método claro y un calendario realista, puedes revisar tu operativa en 30 días y dejar tu flota preparada para cualquier control.
El objetivo no es buscar culpables, sino cerrar fugas de cumplimiento, estandarizar procesos y ganar tranquilidad.
A continuación, te propongo un plan práctico, con tareas semanales, una checklist operativa y los KPI mínimos que deberías seguir a partir de ahora.
Semana 1: Radiografía de partida (personas, procesos y sistemas)
1. Mapa de roles y responsabilidades
Define quién hace qué: descargas, custodia, formación, atención a incidencias, respuesta a inspecciones. Si una tarea no tiene dueño, no existe.
2. Inventario técnico
- Vehículos con su estado de tacógrafo (modelo, fecha de verificación, precintos, próxima calibración).
- Conductores (caducidad de tarjeta, última descarga).
- Herramientas y flujos: ¿descarga remota o manual? ¿Dónde se guardan los .ddd? ¿Quién valida integridad?
3. Revisión de políticas y registros
- Procedimiento de descargas (28/90 días).
- Gestión de actividades manuales (cambios de país, otros trabajos, disponibilidad, OUT).
- Custodia documental (certificados de taller, etiquetas, informes de incidencias).
Resultado esperado: lista de carencias y prioridades. No intentes arreglar todo a la vez: ordena por impacto y riesgo.
Semana 2: Control de datos y cumplimiento básico
1. Ciclo de descargas
- Verifica que todas las tarjetas están dentro de los 28 días y todas las VLU dentro de 90 días.
- Identifica huecos o ficheros corruptos y planifica recuperación inmediata.
2. Integridad y trazabilidad
- Comprueba que cada descarga tiene sello temporal, vehículo/conductor asociado y copia de seguridad.
- Centraliza los .ddd en un repositorio único, con permisos y copia automatizada.
3. Alertas y recordatorios
Activa alertas por caducidades, plazos de descarga, tarjetas próximas a expirar y verificaciones de tacógrafo.
Con TADIG: el sistema muestra el estado de descargas por conductor/vehículo, avisa de vencimientos, y evita sobrescrituras por olvido. Además, puedes adjuntar certificados y etiquetar incidencias para cerrar el círculo documental.
Semana 3: Calidad de los registros (donde se esconden las sanciones)
1.Análisis de infracciones y patrones
No te quedes en el listado de faltas. Busca tendencias:
- Excesos recurrentes por rutas, bases o clientes.
- Uso incorrecto de disponibilidad (marcada como descanso) o abusos del modo OUT.
- “Huecos” por olvidos de tarjeta o actividades manuales mal cumplimentadas.
2. Planificación y fatiga
Contrasta los turnos previstos con los tiempos disponibles reales. Si cada semana empujas a los conductores al límite, las faltas no son un accidente: son diseño operativo.
3. Formación focalizada
Convoca sesiones de 30 minutos para corregir exactamente los tres errores más frecuentes. Nada de charlas genéricas: casuística real, capturas de pantalla e instrucciones paso a paso.
Con TADIG: el DDS (Sistema de Ayuda a la Toma de Decisiones del Conductor) muestra el tiempo de conducción disponible y lanza alertas predictivas antes del incumplimiento. Así corriges la planificación antes de que una falta se convierta en multa.
Semana 4: Estandariza, documenta y mide
1. Checklist operativa (uso diario)
- Tarjeta insertada al inicio de jornada / extracción al final.
- Registro correcto de otros trabajos, disponibilidad y descansos.
- Cambios de país y actividades manuales al día.
- Verificación visual de la etiqueta de verificación y fecha próxima.
2. Checklist de backoffice (semanal/mensual)
- Descargas dentro de plazo (28/90).
- Copias y repositorio actualizado.
- Certificados y verificaciones archivados.
- Incidencias cerradas con evidencias (capturas, justificantes, órdenes de trabajo).
- Revisión de KPI y acciones correctoras.
3. KPI mínimos que debes seguir
- Descarga en plazo – Conductores: % de tarjetas descargadas ≤28 días (objetivo: ≥98%).
- Descarga en plazo – Vehículos: % VLU descargadas ≤90 días (objetivo: ≥98%).
- Integridad de ficheros: % descargas sin corrupción (objetivo: 100%).
- Tasa de infracciones por 100.000 km (objetivo: reducción ≥25% en 90 días).
- Incidencias OUT/actividades manuales resueltas en <7 días (objetivo: ≥95%).
- Formación: % de conductores con sesión correctiva en los últimos 6 meses (objetivo: 100% de los que registran faltas repetidas).
Con TADIG: los informes de faltas y tiempos se exportan en un clic, el histórico por conductor/vehículo queda trazado, y las alertas eliminan el riesgo de pasarte de plazo sin darte cuenta.
Plantilla de checklist (lista rápida)
Diario (conductor):
- [ ] Tarjeta insertada y modos correctos.
- [ ] Cambios de país/actividad manual registrados.
- [ ] OUT solo con orden y justificación.
- [ ] Extracción de tarjeta al finalizar.
Semanal (gestor):
- [ ] Descargas pendientes (tarjeta/vehículo).
- [ ] Infracciones repetidas detectadas.
- [ ] Incidencias OUT y huecos justificados.
- [ ] Documentos agregados al repositorio.
Mensual (empresa):
- [ ] KPI revisados y acciones asignadas.
- [ ] Verificaciones/precintos en regla.
- [ ] Formación aplicada a quienes fallan.
- [ ] Copias de seguridad verificadas.
Cierre: de “apagar fuegos” a mejora continua
Una auditoría en 30 días no lo soluciona todo, pero fija el estándar. A partir de ahí, mantener la casa ordenada es más fácil si automatizas avisos, planificas con datos y cierras incidencias con evidencias.
Ese es el salto de calidad que separa a las flotas que sufren sanciones de las que duermen tranquilas.
Si quieres convertir este plan en un flujo diario sin fricciones, TADIG te da los avisos, la descarga remota, la trazabilidad documental y el DDS para planificar jornadas sin sorpresas. Menos tiempo en hojas de cálculo; más control real.
Si quieres auditar tu flota y dejar el tacógrafo “a prueba de inspecciones”, hablamos. Podemos analizar tu caso, activar alertas y automatizar descargas y reportes desde el primer día.
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